Vollständig offline
Fully offline
Keine Cloud, keine Tracker – alle Daten bleiben sicher auf Ihrem Gerät.
No cloud, no trackers – all records stay safely on your device.
Intelligente Analyse
Smart extraction
OCR und Mustererkennung übernehmen Rechnungsdaten aus PDFs, Scans und Fotos.
OCR and pattern recognition capture invoice details from PDFs, scans and photos.
Transparente Auswertungen
Transparent analytics
Behalten Sie Selbstbeteiligung, Erstattungen, Cashflow und Bearbeitungszeiten im Blick.
Stay on top of deductibles, reimbursements, cashflow and processing times.
Überblick
Mit RechnungsDoc verwalten Sie Ihre Arzt- und Apothekenrechnungen, Zahlungstermine, Erstattungen und Dokumente an einem zentralen Ort. Dieses Handbuch begleitet Sie Schritt für Schritt durch alle Funktionen – vom ersten Start bis zu Auswertungen, Sicherungen und Datenschutz.
Die App arbeitet vollständig offline, speichert Ihre Daten ausschließlich lokal auf Ihrem Mac und unterstützt PKV, Beihilfe sowie individuelle Selbstbeteiligungen. Über das linke Navigationsmenü wechseln Sie jederzeit zwischen Patienten, Rechnungen, Dokumenten und Analysen.
- Alle Patienten, Rechnungen und Dokumente in einer klar strukturierten Oberfläche.
- Automatische Texterkennung (OCR) für PDFs, Scans und Fotos mit intelligenter Felderkennung.
- Auswertungen zu Selbstbeteiligung, Erstattungen, Cashflow und Bearbeitungszeiten Ihrer Versicherungen.
Overview
With RechnungsDoc you manage medical and pharmacy invoices, due dates, reimbursements and supporting documents in one place. This handbook walks you through every feature – from the first launch to analytics, backups and privacy settings.
The app runs completely offline, stores your information locally on your Mac and supports private insurance, public service allowances and individual deductibles. Use the left navigation pane to move between patients, invoices, documents and analytics at any time.
- Keep every patient, invoice and document in a clean, three-column interface.
- Automatic OCR for PDFs, scans and photos with smart field detection.
- Dashboards covering deductibles, reimbursements, cashflow forecasts and insurer processing times.
Schnellstart
Wenn Sie sofort loslegen möchten, folgen Sie diesen Schritten:
- Patient anlegen: Öffnen Sie den Bereich Patienten und klicken Sie auf den Kreis mit dem Plus-Symbol in der rechten oberen Ecke.
- Basisdaten erfassen: Tragen Sie Vor- und Nachname ein. Informationen zu Selbstbeteiligung und Beihilfesatz können Sie später ergänzen.
- Speichern: Klicken Sie auf Speichern, um den Patienten anzulegen.
- Zum Rechnungsbereich wechseln: Öffnen Sie den Bereich Rechnungen.
- Erfassungsmethode wählen:
- + Neue Rechnung anlegen, um alle Daten manuell einzugeben.
- Eine vorhandene Datei per Drag & Drop auf den Bereich Dokumente hier ablegen ziehen.
- Über Foto aufnehmen ein Dokument mit einem iPhone oder iPad scannen.
- Dokument prüfen: Wählen Sie im Erfassungsdialog Neue Rechnung erstellen.
- Daten übernehmen: RechnungsDoc analysiert den Text und schlägt Rechnungs- sowie Arztdetails vor. Bestätigen Sie mit Rechnung erstellen.
- Arzt verknüpfen: Ist der Arzt noch nicht vorhanden, erstellen Sie ihn direkt aus dem Dialog. Übernommene Felder können Sie ergänzen.
- Patient zuordnen und speichern: Verknüpfen Sie die Rechnung mit dem gewünschten Patienten und schließen Sie den Vorgang mit Speichern ab.
Damit ist Ihre erste Rechnung erfasst. Erkunden Sie anschließend Analysen und Dokumentenverwaltung oder lesen Sie weiter, um alle Funktionen im Detail kennenzulernen.
Quick Start
If you want to get started right away, follow these steps:
- Create a patient: Open the Patients area and click the circle with the plus icon in the top right corner.
- Enter basic details: Add first and last name. You can add deductible and allowance information later.
- Save: Click Save to create the patient.
- Switch to invoices: Open the Invoices area.
- Choose an input method:
- Select + New Invoice to enter everything manually.
- Drop an existing file onto the Drop documents here area.
- Use Capture photo to scan the document with an iPhone or iPad.
- Review the import: Choose Create new invoice in the import dialog.
- Apply the suggestions: RechnungsDoc analyses the text and proposes invoice and doctor details. Confirm with Create invoice.
- Link the doctor: If the doctor does not exist yet, create the record directly in the dialog and complete the copied fields.
- Assign the patient and save: Link the invoice to the correct patient and finish with Save.
Your first invoice is now recorded. Explore analytics and document management next or continue reading to learn about every feature in depth.
Dashboard
Das Dashboard begrüßt Sie beim Start von RechnungsDoc und zeigt die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick. Die Anwendung nutzt eine dreigeteilte Ansicht: links wählen Sie den Bereich, in der Mitte sehen Sie Übersichten und rechts die Details.
Kennzahlen
Die Kacheln im oberen Bereich liefern einen schnellen Überblick über Rechnungsvolumen, Erstattungen und den Stand Ihrer Selbstbeteiligung. Liegt die Summe Ihrer Rechnungen noch unterhalb der Selbstbeteiligung, kann es sinnvoll sein, mit der Einreichung zu warten – viele Versicherer belohnen das sogar mit einer Beitragsrückerstattung.
Darunter sehen Sie, wie viel die private Krankenversicherung und gegebenenfalls die Beihilfe noch nicht erstattet haben, die Gesamtsumme aller Rechnungen im laufenden Jahr sowie den aktuellen Bearbeitungsstatus.
Offene Belege
Auf der rechten Seite listet RechnungsDoc alle offenen Rechnungen auf. Die Farben der Symbole Bezahlt, PKV und Beihilfe zeigen Ihnen, welche Schritte bereits erledigt sind (grau: nicht erledigt, grün: eingereicht, blau: erledigt oder erstattet). Ein Klick auf einen Beleg bringt Sie direkt zu den Rechnungsdetails.
Dashboard
The dashboard greets you when RechnungsDoc starts and surfaces the key metrics at a glance. The app uses a three-column layout: the left pane switches areas, the centre shows overviews and the right pane exposes the details.
Key metrics
The tiles at the top highlight your invoice volume, reimbursements and the status of your deductible. As long as the total stays below your deductible it may be worth holding back submissions – many insurers even reward this with premium refunds.
Below you see how much your private insurance and, if applicable, the allowance still have to reimburse, the total amount of all invoices in the current year and the current processing states.
Open invoices
The right-hand column lists all open invoices. Colour-coded icons for Paid, Private insurance and Allowance reveal which actions are completed (gray: not completed, green: submitted, blue: completed or reimbursed). Clicking an entry jumps straight to the invoice details.
Ärzte
Der Bereich Ärzte verwaltet alle behandelnden Ärztinnen und Ärzte und verknüpft sie automatisch mit den passenden Rechnungen. Wählen Sie einen Eintrag aus, um sämtliche zugehörigen Rechnungen zu sehen; per Klick gelangen Sie direkt zu den Details.
Über einen Rechtsklick öffnen Sie das Kontextmenü zum Bearbeiten oder Löschen. Neue Einträge fügen Sie über den Kreis mit dem Plus-Symbol hinzu.
Die IBAN wird während der Eingabe geprüft. Sobald Bankdaten hinterlegt sind, erscheinen sie am rechten Rand: Ein Klick auf Empfänger oder IBAN kopiert den Wert in die Zwischenablage – ideal für Überweisungen.
Doctors
The Doctors area maintains every practitioner and links them with their invoices. Select a doctor to review the related invoices; one more click opens the detailed view.
Use the context menu via right-click to edit or remove entries. Create new records with the plus icon in the top right corner.
RechnungsDoc validates the IBAN checksum while you type. Once the bank data is stored it appears on the right-hand side – clicking the recipient or IBAN copies it to the clipboard so you can set up a transfer instantly.
Rechnungen
Im Bereich Rechnungen sehen Sie alle erfassten Rechnungen. Nutzen Sie die Filter Alle, Neu, Offen, Eingereicht, Abgeschlossen oder die Volltextsuche, um Treffermengen einzugrenzen.
Es gibt drei Wege, eine Rechnung hinzuzufügen:
- manuell anlegen, wenn die Rechnung in Papierform vorliegt
- eine vorhandene PDF- oder Bilddatei per Drag & Drop importieren
- ein Dokument mit einem iPhone oder iPad fotografieren und automatisch übertragen
Rechnung manuell erfassen
Klicken Sie auf den Kreis mit dem Plus-Symbol, um eine Rechnung manuell anzulegen. Die Details erscheinen auf der rechten Seite.
Allgemeine Informationen: Wählen Sie zuerst den behandelnden Arzt. Falls er noch nicht in der Datenbank vorhanden ist, erstellen Sie ihn über + Neu erstellen. Im zweiten Schritt wählen Sie den Patienten – bei nur einem Eintrag erfolgt die Zuordnung automatisch.
Statusübersicht: Nutzen Sie den Status, um den Fortschritt nachzuverfolgen.
- Neu: frisch erfasste Rechnung.
- Eingereicht: bei Krankenkasse oder Beihilfe eingereicht.
- Nicht eingereicht: zur späteren Einreichung aufbewahrt, zum Beispiel bis die Selbstbeteiligung erreicht ist.
- Abgeschlossen: bezahlt und vollständig erstattet.
- Storniert: ungültige oder doppelte Rechnung, wird in Auswertungen ignoriert.
Rechnungsdetails: Tragen Sie Rechnungsnummer, Betrag, Rechnungs- und Zahlungsdatum ein. Falls keine Rechnungsnummer vorhanden ist, können Sie einen beschreibenden Text verwenden.
Über + Erinnerung legen Sie direkt einen Eintrag in der Erinnerungen-App von Apple an, damit Zahlungsfristen nicht verstreichen.
Zahlung & Erstattung: Dokumentieren Sie Zahlungseingänge und Erstattungen. Wenn in den Patientendaten ein Beihilfesatz von 0 % hinterlegt ist, blendet RechnungsDoc beihilferelevante Felder automatisch aus.
Dokumente: Fügen Sie die Originalrechnung sowie weitere Unterlagen wie Kostenvoranschläge hinzu. Über das Kontextmenü öffnen Sie Dateien in der Vorschau, laden sie herunter, teilen oder löschen sie.
Im Feld Zusätzliche Informationen halten Sie interne Notizen oder Besonderheiten fest.
Rechnung per Drag & Drop importieren
Ziehen Sie vorbereitete PDF- oder Bilddateien auf den Bereich Dokumente hier ablegen oder auf das App-Icon im Dock. Wählen Sie im Dialog Neue Rechnung erstellen, um den Analyseprozess zu starten.
RechnungsDoc liest Rechnungsnummer, Betrag, Datum und Arzt automatisch aus. Prüfen Sie die Angaben und bestätigen Sie mit Rechnung erstellen. Die Erkennungsqualität hängt von der Vorlagenqualität ab – kontrollieren Sie die vorgeschlagenen Werte.
Technische Details zur Rechnungsanalyse
RechnungsDoc verwendet zwei Methoden, um Rechnungen zu analysieren.
- Apple Intelligence: Ab macOS 26 verfügbar. Dauert länger, erfasst dafür mehr Daten in besserer Qualität. Unterstützt Rechnungen in allen Sprachen, für die Apple Intelligence verfügbar ist. Stellen Sie sicher, dass Apple Intelligence unter Einstellungen → Apple Intelligence & Siri aktiviert ist, wenn Sie diese Funktion nutzen möchten.
- Reguläre Ausdrücke: Werden verwendet, wenn Apple Intelligence nicht verfügbar ist. Der Analysevorgang ist schneller, ist aber ungenauer, erfasst weniger Daten und ist nur auf Deutsch verfügbar.
Foto aufnehmen
Ohne Scanner nutzen Sie die Integrationskamera von Apple. Klicken Sie bei Foto aufnehmen auf den blauen Pfeil, wählen Sie Von iPhone oder iPad importieren und anschließend Dokumente scannen. Halten Sie das Gerät über die Seite; das Foto wird automatisch ausgelöst und nach Bestätigung übertragen.
Texterkennung (OCR): RechnungsDoc verarbeitet das Bild, extrahiert den Text und übernimmt die erkannten Werte wie bei der Drag-&-Drop-Analyse. Gute Ausleuchtung und eine saubere Kameralinse verbessern das Ergebnis.
Technische Voraussetzungen:
- WLAN und Bluetooth sind auf Mac und iPhone/iPad aktiviert.
- Beide Geräte sind mit derselben Apple-ID angemeldet und nutzen Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Weitere Details finden Sie auf den Apple Support Seiten.
Invoices
The Invoices area lists every invoice you have recorded. Use the filters All, New, Open, Submitted, Closed or the full-text search to narrow the result set.
There are three ways to add a new invoice:
- create it manually when you only have a paper document
- drag and drop an existing PDF or image file onto the app
- capture a document with an iPhone or iPad and import it wirelessly
Create an invoice manually
Click the plus icon to start a manual entry. The right-hand side shows the invoice form.
General information: Select the treating doctor first. If the record does not exist yet, create it via + Create new. Next, assign the patient – if only one patient exists, RechnungsDoc links it automatically.
Status tracking: Use the status to monitor progress.
- New: freshly captured invoice.
- Submitted: sent to the private insurer or the allowance office.
- Not submitted: kept for later submission, for example until the deductible is reached.
- Closed: paid and fully reimbursed.
- Cancelled: invalid or duplicate invoice that is excluded from analytics.
Invoice details: Enter invoice number, amount, invoice date and due date. If no number exists, add a short description instead.
Use + Reminder to create a reminder in Apple Reminders so that due dates are never missed.
Payment & reimbursement: Record when you paid the invoice and when reimbursements arrived. If the patient has a 0 % allowance configured, RechnungsDoc hides all allowance-related fields automatically.
Documents: Attach the original invoice and optional supporting files such as approvals. The context menu lets you open files in Preview, download, share or remove them.
Use the Additional information field for internal comments or special notes.
Import via drag & drop
Drop prepared PDFs or images onto the Drop documents here area or the app icon in the dock. Select Create new invoice in the dialog to trigger the analysis.
RechnungsDoc extracts invoice number, amount, date and doctor automatically. Review the suggestions and confirm with Create invoice. Recognition quality depends on the source document, so double-check the captured values.
Invoice analysis technical details:
RechnungsDoc uses two methods to analyze invoices:
- Apple Intelligence: Available starting with macOS 26. Slower, but captures more data with higher quality. Supports invoices in all languages supported by Apple Intelligence. Make sure Apple Intelligence is enabled in Settings → Apple Intelligence & Siri if you want to use this feature.
- Regular expressions: Used when Apple Intelligence is not available. Faster, but less accurate, captures fewer data points, and only supports German.
Capture a photo
Without a scanner you can use Apple’s Continuity Camera. Click the blue arrow next to Capture photo, choose Import from iPhone or iPad and then Scan documents. Hold the device above the page; once detected, it takes the photo automatically and transfers it back after confirmation.
Optical character recognition: RechnungsDoc processes the image, extracts the text and applies the recognised values exactly like the drag-and-drop analysis. Good lighting and a clean lens improve accuracy.
Technical requirements:
- Wi-Fi and Bluetooth are enabled on both the Mac and the iPhone/iPad.
- Both devices use the same Apple ID and have two-factor authentication enabled.
Find more details on the Apple Support pages.
Patienten
Im Bereich Patienten verwalten Sie alle versicherten Personen. Ein Klick auf einen Eintrag zeigt Stammdaten sowie verknüpfte Rechnungen.
Über den Plus-Button fügen Sie neue Personen hinzu, per Rechtsklick bearbeiten Sie bestehende Datensätze.
Vor- und Nachname sind obligatorisch. Weitere Felder helfen, Selbstbeteiligung und Beihilfen sauber abzubilden.
Selbstbeteiligung
Wenn Ihr PKV-Vertrag eine Selbstbeteiligung vorsieht, kann es sinnvoll sein, Rechnungen zunächst zu sammeln. RechnungsDoc berechnet automatisch, wie viel Prozent bereits erreicht sind und zeigt den Fortschritt auf dem Dashboard. Ohne Selbstbeteiligung tragen Sie einfach den Wert 0 ein.
Beihilfesatz
Der Beihilfesatz bestimmt, welcher Anteil erstattet wird. Typische Werte sind 50 % für Beamtinnen und Beamte, 70 % für Ehepartnerinnen und Ehepartner sowie 80 % für Kinder. Die genaue Regelung hängt vom Dienstherrn ab. Setzen Sie den Wert auf 0 %, wenn keine Beihilfeberechtigung besteht – RechnungsDoc blendet dann alle zugehörigen Felder und Auswertungen aus.
Hinweis: Selbstbeteiligung und Beihilfesatz lassen sich für jede Person individuell festlegen.
Patients
The Patients area manages the insured persons. Selecting an entry shows contact details and all linked invoices.
Use the plus button to add new people; right-click an existing entry to edit the record.
First and last name are mandatory. Additional fields help you model deductibles and allowances precisely.
Deductible
If your private insurance includes a deductible it may be worthwhile to hold invoices until the limit is reached. RechnungsDoc calculates the current progress automatically and displays it on the dashboard. Enter 0 if no deductible applies.
Allowance rate
The allowance rate defines the share reimbursed by the public service benefit. Typical rates are 50 % for civil servants, 70 % for partners and 80 % for children, but exact rules vary. Set the value to 0 % if no allowance is available – RechnungsDoc then hides related fields and analytics.
Info: Deductible and allowance rate can be configured individually for every patient.
Dokumente
Neben Rechnungen können Sie zusätzliche Unterlagen wie Verträge oder Schriftverkehr mit der Versicherung archivieren. Alle Dateien bleiben zentral verfügbar und lassen sich per Volltextsuche durchsuchen.
Über das Kontextmenü benennen Sie Dateien um, öffnen sie in der Vorschau oder löschen sie dauerhaft.
Documents
Beyond invoices you can archive supporting documents such as contracts or correspondence with your insurer. Everything stays in one place and becomes searchable through full-text indexing.
The context menu lets you rename files, open them in Preview or remove them permanently.
Analysen und Auswertungen
Mit Ihren Daten erstellt RechnungsDoc aussagekräftige Auswertungen. Zusätzlich zum Dashboard gibt es den Bereich Analysen, in dem Sie Zeitraum, Ärztinnen und Ärzte, Patienten und Status filtern.
Vier Kennzahlenkarten geben einen schnellen Überblick über Gesamtausgaben, Erstattungen, Eigenanteil und offene Beträge.
Finanzübersicht
Das Balkendiagramm Ausgaben vs. Erstattungen zeigt, wie sich Zahlungen und Rückzahlungen im Jahresverlauf entwickeln. Die kumulative Kostenentwicklung visualisiert Gesamtkosten, Erstattungen und Eigenanteil im Vergleich.
Eigenanteil
Im Abschnitt Eigenanteil sehen Sie Gesamt- und Durchschnittswerte sowie den Monat mit den höchsten Eigenanteilen. Die Diagramme vergleichen Erstattungen und Eigenanteil pro Monat und im Gesamtjahr.
Offene Rechnungen
Drei Kennzahlen zeigen Anzahl, Summe und überfällige offenen Rechnungen. Das Balkendiagramm gruppiert offene Beträge nach Arzt oder Patient, die Tabelle darunter lässt sich per Spaltenkopf sortieren.
Versicherung
Der Versicherungsbereich wiederholt alle Details zur Selbstbeteiligung, zeigt durchschnittliche Bearbeitungszeiten von PKV und Beihilfe und stellt Einreichungen sowie Erstattungen in einer Heatmap dar.
Die Cashflow-Prognose zeigt, wie sich Ausgaben und Erstattungen in den kommenden drei Monaten entwickeln. Grundlage sind ausschließlich offene, nicht stornierte Rechnungen und die aktuellen Filter.
Analytics
RechnungsDoc turns your data into meaningful insights. Besides the dashboard the Analytics area lets you filter by period, doctors, patients and invoice status.
Four summary cards provide an at-a-glance overview of total spending, reimbursements, personal share and outstanding amounts.
Financial overview
The Expenses vs. reimbursements bar chart shows how payments and refunds evolve month by month. The cumulative cost chart visualises total cost, reimbursements and personal share over time.
Personal share
This section highlights total and average personal contributions and the month with the highest amount. Charts compare reimbursements and personal share per month and for the whole year.
Open invoices
Three tiles reveal how many invoices are still open, the outstanding sum and how many are overdue. The bar chart groups open amounts by doctor or patient; the table below can be sorted by column.
Insurance
The insurance section summarises deductible progress, shows average processing times of your private insurer and the allowance office and visualises submissions versus reimbursements in a heatmap.
The cashflow forecast estimates expected payments and reimbursements for the next three months based on open, non-cancelled invoices and the active filters.
Einstellungen
Unter Einstellungen passen Sie RechnungsDoc an Ihren Arbeitsablauf an. In der Testversion können Sie alle Funktionen ausprobieren, bis zu fünf Rechnungen erfassen und jederzeit auf die Pro-Version upgraden.
Die automatische Rechnungsanalyse kombiniert OCR mit intelligenter Mustererkennung für Beträge, Daten, IBANs und Kontaktdaten. Bei Bedarf lässt sich die Analyse deaktivieren.
Die Volltextsuche indexiert PDFs und Bilder, sodass Sie schnell Inhalte finden. Sollte die Suche nicht wie erwartet funktionieren, können Sie alle Dokumente neu indizieren oder verwaiste Dateien entfernen lassen.
Settings
Use Settings to align RechnungsDoc with your workflow. The trial edition lets you explore every feature and create up to five invoices before upgrading to the Pro version.
The automatic invoice analysis combines OCR with smart pattern recognition for amounts, dates, IBANs and contact data. Disable the analysis if you prefer to fill in everything manually.
The full-text search indexes PDFs and images so you can find information quickly. If the search stops working, reindex all documents or remove orphaned files with a single click.
Backup & Restore
Über Ablage → Erstelle Backup… sichern Sie die Datenbank von RechnungsDoc. Mit Backup wiederherstellen spielen Sie eine Datei mit der Endung .rdbak ein. Beachten Sie, dass dabei alle vorhandenen Daten überschrieben werden.
Dokumente sind nicht Teil des Datenbank-Backups. Sichern Sie sie separat über Ablage → Backup der Dokumente. Die erzeugte ZIP-Datei enthält alle Belege und lässt sich über Ablage → Dokumente wiederherstellen importieren.
Tipp: Wenn Sie RechnungsDoc auf einen neuen Mac übertragen, stellen Sie zuerst das Datenbank-Backup und anschließend das Dokumenten-Backup wieder her.
Backup & restore
Use File → Create backup… to back up the RechnungsDoc database. Restore a file with the .rdbak extension via Restore backup. Restoring replaces all existing data.
Documents are not part of the database backup. Save them separately through File → Backup documents. The generated ZIP file contains every invoice and can be imported with File → Restore documents.
Tip: When moving RechnungsDoc to a new Mac, restore the database backup first and then the document backup.
Datenschutz
RechnungsDoc arbeitet vollständig offline. Es gibt keine Cloud-Synchronisierung, keine Tracker und keine Übertragung an Dritte. Ihre Daten verbleiben ausschließlich auf Ihrem Gerät.
Privacy
RechnungsDoc operates entirely offline. There is no cloud sync, no tracking and no data transfer to third parties. Your information stays on your device only.
Kontakt
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