RechnungsDoc für iPad Manual - Applicay Software Development

Überblick

Mit RechnungsDoc für iPad verwalten Sie Ihre Arzt- und Apothekenrechnungen, Zahlungstermine, Erstattungen und Dokumente mobil und intuitiv. Die App nutzt die volle Leistung Ihres iPads mit Touch-optimierter Bedienung, Kamera-Integration und optionaler iCloud-Synchronisation.

Die App passt sich automatisch an Ihr iPad an: Im Querformat sehen Sie drei Spalten (Seitenleiste, Liste, Details), im Hochformat zwei Spalten. Alle Daten bleiben auf Ihrem Gerät – oder synchronisieren sich verschlüsselt über Ihre private iCloud.

Touch-optimierte Oberfläche mit Gesten und großen Schaltflächen für präzise Bedienung.
Automatische Texterkennung (OCR) für PDFs und Kameraaufnahmen mit Apple Intelligence (iPadOS 26+).
Detaillierte Auswertungen zu Selbstbeteiligung, Erstattungen, Cashflow und Bearbeitungszeiten.
Optionale iCloud-Synchronisation für nahtlosen Zugriff auf allen Apple-Geräten.

Overview

With RechnungsDoc for iPad you manage medical and pharmacy invoices, due dates, reimbursements and supporting documents on the go with an intuitive interface. The app harnesses the full power of your iPad with touch-optimized controls, camera integration and optional iCloud sync.

The app adapts automatically to your iPad: in landscape you see three columns (sidebar, list, detail), in portrait two columns. All data stays on your device – or syncs encrypted through your private iCloud.

Touch-optimized interface with gestures and large buttons for precise control.
Automatic OCR for PDFs and camera captures with Apple Intelligence (iPadOS 26+).
Detailed analytics covering deductibles, reimbursements, cashflow and processing times.
Optional iCloud sync for seamless access across all Apple devices.

Schnellstart

Wenn Sie sofort loslegen möchten, folgen Sie diesen Schritten:

Patient anlegen: Tippen Sie auf den Bereich Patienten in der Seitenleiste und dann auf das Plus-Symbol oben rechts.
Basisdaten erfassen: Tragen Sie Vor- und Nachname ein. Selbstbeteiligung und Beihilfesatz können Sie später ergänzen.
Speichern: Tippen Sie auf Speichern.
Zum Rechnungsbereich wechseln: Tippen Sie auf Rechnungen in der Seitenleiste.
Rechnung erfassen:
- Tippen Sie auf das Plus-Symbol, um eine Rechnung manuell zu erstellen.
- Oder tippen Sie auf das Kamera-Symbol in der Seitenleiste, um ein Dokument zu scannen.
- Oder verwenden Sie den Teilen-Dialog in Dateien, um ein PDF zu importieren.
Daten prüfen: Bei einem Scan analysiert RechnungsDoc den Text automatisch und schlägt Werte vor.
Arzt verknüpfen: Wählen Sie einen vorhandenen Arzt oder erstellen Sie einen neuen.
Patient zuordnen und speichern: Wählen Sie den Patienten aus und tippen Sie auf Speichern.

Ihre erste Rechnung ist erfasst. Erkunden Sie nun Dashboard und Statistiken oder lesen Sie weiter, um alle Funktionen kennenzulernen.

Quick Start

If you want to get started right away, follow these steps:

Create a patient: Tap the Patients area in the sidebar and then tap the plus icon at the top right.
Enter basic details: Add first and last name. You can add deductible and allowance information later.
Save: Tap Save.
Switch to invoices: Tap Invoices in the sidebar.
Capture an invoice:
- Tap the plus icon to create an invoice manually.
- Or tap the camera icon in the sidebar to scan a document.
- Or use the share sheet in Files to import a PDF.
Review the data: When scanning, RechnungsDoc automatically analyzes the text and suggests values.
Link the doctor: Select an existing doctor or create a new one.
Assign the patient and save: Select the patient and tap Save.

Your first invoice is now recorded. Explore the dashboard and analytics or continue reading to learn about every feature.

Navigation auf dem iPad

RechnungsDoc passt sich automatisch an die Ausrichtung Ihres iPads an und bietet verschiedene Navigationsmodi:

iPad im Querformat mit 3-Spalten-Ansicht

Querformat (Landscape)

Im Querformat sehen Sie drei Spalten nebeneinander:

Seitenleiste (links): Wechseln Sie zwischen Dashboard, Ärzte, Rechnungen, Patienten, Dokumente, Statistiken und Einstellungen.
Liste (Mitte): Zeigt alle Einträge des gewählten Bereichs. Filtern und durchsuchen Sie hier Ihre Daten.
Details (rechts): Bearbeiten und betrachten Sie den ausgewählten Eintrag im Detail.

iPad im Hochformat mit 2-Spalten-Ansicht

Hochformat (Portrait)

Im Hochformat sehen Sie zwei Spalten:

Kombinierte Seitenleiste + Liste: Ein Segment-Picker oben wählt den Bereich, darunter sehen Sie die Liste.
Details: Antippen eines Eintrags öffnet die Detailansicht auf der rechten Seite.

Touch-Gesten

Tippen: Eintrag auswählen oder Schaltfläche aktivieren.
Wischen: Scrollen Sie durch Listen und Details.
Langes Drücken: Öffnet Kontextmenüs (z.B. bei Rechnungen, Dokumenten).
Pinch-to-Zoom: Vergrößern Sie Dokumente in der Vorschau.

Tipp: Sie können die Spaltenbreite durch Ziehen der Trennlinien anpassen. RechnungsDoc merkt sich Ihre Einstellung.

Navigation on iPad

RechnungsDoc automatically adapts to your iPad's orientation and offers different navigation modes:

Landscape Mode

In landscape you see three columns side by side:

Sidebar (left): Switch between Dashboard, Doctors, Invoices, Patients, Documents, Analytics and Settings.
List (center): Shows all entries for the selected area. Filter and search your data here.
Detail (right): View and edit the selected entry in detail.

Portrait Mode

In portrait you see two columns:

Combined Sidebar + List: A segmented picker at the top selects the area, below you see the list.
Detail: Tapping an entry opens the detail view on the right side.

Touch Gestures

Tap: Select an entry or activate a button.
Swipe: Scroll through lists and details.
Long press: Opens context menus (e.g., for invoices, documents).
Pinch-to-zoom: Zoom into document previews.

Tip: You can adjust column widths by dragging the dividers. RechnungsDoc remembers your setting.

Dashboard

Das Dashboard zeigt beim Start die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick. Wischen Sie nach unten, um die Ansicht zu aktualisieren.

Kennzahlen

Die Kacheln zeigen Ihnen sofort den aktuellen Stand Ihrer Rechnungen, Erstattungen und Selbstbeteiligung. Alle Werte aktualisieren sich automatisch.

Offene Belege

Auf der rechten Seite listet RechnungsDoc alle offenen Rechnungen auf. Die Farben der Symbole Bezahlt, PKV und Beihilfe zeigen Ihnen, welche Schritte bereits erledigt sind (grau: nicht erledigt, grün: eingereicht, blau: erledigt oder erstattet). Tippen Sie auf eine offene Rechnung, um direkt zur Detailansicht zu wechseln.

Haben Sie einen Beihilfeergänzungstarif und wird nicht der volle Betrag von der Beihilfe erstattet, wird hier ein rotes Dreieck und der nicht erstattete Betrag angezeigt. Das soll Sie darauf aufmerksam machen, dass Sie diese Rechnung ggf. zusätzlich einreichen müssen.

Dashboard

The dashboard shows the key metrics at a glance when you start the app. Swipe down to refresh the view.

Key Metrics

The tiles immediately show your current invoice status, reimbursements and deductible. All values update automatically.

Open Invoices

The right-hand column lists all open invoices. Colour-coded icons for Paid, Private insurance and Allowance reveal which actions are completed (gray: not completed, green: submitted, blue: completed or reimbursed). Tap an open invoice to jump directly to the detail view.

If you have a supplementary allowance tariff and the full amount is not reimbursed by the allowance, a red triangle and the unreimbursed amount will be displayed here. This is to alert you that you may need to submit this invoice separately.

Ärzte

Der Bereich Ärzte verwaltet alle behandelnden Ärztinnen und Ärzte. Tippen Sie auf einen Eintrag, um Details und zugehörige Rechnungen zu sehen.

Über das Plus-Symbol fügen Sie neue Ärzte hinzu. Langes Drücken auf einen Eintrag öffnet das Kontextmenü zum Bearbeiten oder Löschen.

Die IBAN wird während der Eingabe validiert. Tippen Sie auf die IBAN, um sie in die Zwischenablage zu kopieren – ideal für Überweisungen.

Doctors

The Doctors area manages all practitioners. Tap an entry to see details and related invoices.

Use the plus icon to add new doctors. Long press on an entry to open the context menu for editing or deleting.

The IBAN is validated during input. Tap the IBAN to copy it to the clipboard – perfect for bank transfers.

Rechnungen

Im Bereich Rechnungen sehen Sie alle erfassten Rechnungen. Nutzen Sie die Filter-Chips und das Suchfeld, um schnell den gewünschten Beleg zu finden.

Rechnung erfassen

Es gibt drei Wege, eine Rechnung hinzuzufügen:

1. Manuell anlegen

Tippen Sie auf das Plus-Symbol oben rechts. Füllen Sie die Felder aus und speichern Sie die Rechnung.

2. Mit der Kamera scannen

Tippen Sie auf das Kamera-Symbol in der Seitenleiste. Die iPad-Kamera öffnet sich. Halten Sie die Rechnung vor die Kamera und tippen Sie auf den Auslöser.

RechnungsDoc analysiert das Bild und extrahiert automatisch Rechnungsnummer, Betrag, Datum und Arztdaten. Prüfen Sie die Vorschläge und bestätigen Sie mit Rechnung erstellen.

Apple Intelligence Integration

Ab iPadOS 26 nutzt RechnungsDoc Apple Intelligence für die Rechnungsanalyse:

Höhere Genauigkeit: Apple Intelligence erkennt mehr Datenfelder und versteht den Kontext besser.
Mehrsprachig: Unterstützt Rechnungen in allen Apple Intelligence-Sprachen.
Voraussetzungen: iPad mit M1-Chip oder neuer, iPadOS 26+, Apple Intelligence aktiviert in den Systemeinstellungen.
Fallback: Ohne Apple Intelligence verwendet die App reguläre OCR-Mustererkennung (nur Deutsch).

Aktivieren Sie Apple Intelligence unter Einstellungen → Apple Intelligence & Siri auf Ihrem iPad.

3. Über Teilen-Dialog importieren

Öffnen Sie eine PDF-Rechnung in der Dateien-App oder einer anderen App. Tippen Sie auf das Teilen-Symbol und wählen Sie RechnungsDoc. Die Rechnung wird importiert und analysiert.

Rechnungsdetails

Tippen Sie auf eine Rechnung, um sie zu bearbeiten. Sie sehen alle Felder übersichtlich aufgeteilt:

Allgemeine Informationen: Arzt, Patient, Status
Rechnungsdetails: Nummer, Betrag, Datum, Zahlungsdatum
Zahlung & Erstattung: PKV und Beihilfe dokumentieren
Dokumente: Angehängte Dateien verwalten

Erinnerungen erstellen

Tippen Sie auf + Erinnerung, um eine Zahlungsfrist in der Erinnerungen-App von Apple zu speichern. RechnungsDoc trägt automatisch Titel und Datum ein.

Invoices

The Invoices area lists all captured invoices. Use filter chips and the search field to quickly find the invoice you need.

Capturing Invoices

There are three ways to add an invoice:

1. Manual Entry

Tap the plus icon at the top right. Fill in the fields and save the invoice.

2. Scan with Camera

Tap the camera icon in the sidebar. The iPad camera opens. Hold the invoice in front of the camera and tap the shutter button.

RechnungsDoc analyzes the image and automatically extracts invoice number, amount, date and doctor details. Review the suggestions and confirm with Create invoice.

Apple Intelligence Integration

Starting with iPadOS 26, RechnungsDoc uses Apple Intelligence for invoice analysis:

Higher accuracy: Apple Intelligence recognizes more data fields and understands context better.
Multilingual: Supports invoices in all Apple Intelligence languages.
Requirements: iPad with M1 chip or newer, iPadOS 26+, Apple Intelligence enabled in System Settings.
Fallback: Without Apple Intelligence the app uses regular OCR pattern recognition (German only).

Enable Apple Intelligence under Settings → Apple Intelligence & Siri on your iPad.

3. Import via Share Sheet

Open a PDF invoice in the Files app or another app. Tap the share icon and select RechnungsDoc. The invoice is imported and analyzed.

Invoice Details

Tap an invoice to edit it. You see all fields clearly organized:

General information: Doctor, patient, status
Invoice details: Number, amount, date, due date
Payment & reimbursement: Document insurance and allowance
Documents: Manage attached files

Creating Reminders

Tap + Reminder to save a due date in Apple's Reminders app. RechnungsDoc automatically fills in title and date.

Patienten

Im Bereich Patienten verwalten Sie alle versicherten Personen. Tippen Sie auf einen Eintrag, um Stammdaten und verknüpfte Rechnungen zu sehen.

Über das Plus-Symbol fügen Sie neue Personen hinzu. Langes Drücken öffnet das Kontextmenü zum Bearbeiten.

Selbstbeteiligung und Beihilfesatz

Tragen Sie die Selbstbeteiligung und den Beihilfesatz individuell für jeden Patienten ein. RechnungsDoc nutzt diese Werte für die Berechnung im Dashboard und in den Statistiken.

Patients

The Patients area manages the insured persons. Tap an entry to view contact details and linked invoices.

Use the plus icon to add new people. Long press opens the context menu for editing.

Deductible and Allowance Rate

Enter the deductible and allowance rate individually for each patient. RechnungsDoc uses these values for calculations in the dashboard and analytics.

Dokumente

Neben Rechnungen können Sie weitere Unterlagen wie Verträge oder Schriftverkehr archivieren. Alle Dateien sind durchsuchbar und zentral verfügbar.

Tippen Sie auf ein Dokument, um es in der Vollbildansicht zu öffnen. Pinch-to-Zoom vergrößert Details. Über das Teilen-Symbol exportieren Sie Dateien in andere Apps.

Documents

Beyond invoices you can archive supporting documents such as contracts or correspondence. All files are searchable and centrally available.

Tap a document to open it in full-screen view. Pinch-to-zoom magnifies details. Use the share icon to export files to other apps.

Statistiken und Auswertungen

Der Bereich Statistiken bietet detaillierte Analysen zu Ihren Rechnungen. Wechseln Sie zwischen den Tabs, um verschiedene Aspekte zu betrachten:

Finanzübersicht

Balkendiagramme zeigen Ausgaben vs. Erstattungen pro Monat. Die kumulative Ansicht visualisiert die Gesamtentwicklung.

Eigenanteil

Sehen Sie detailliert, wie hoch Ihr Eigenanteil pro Monat und insgesamt ist. Kreisdiagramme vergleichen Erstattung und Eigenanteil.

Offene Rechnungen

Eine übersichtliche Tabelle zeigt alle offenen Beträge. Sortieren Sie per Tippen auf die Spaltenüberschriften.

Versicherung

Bearbeitungszeiten von PKV und Beihilfe, Cashflow-Prognosen und Heatmaps helfen Ihnen, Einreichungen optimal zu planen.

Filter

Nutzen Sie die Filter-Leiste, um Zeitraum, Ärzte, Patienten und Status einzugrenzen. Alle Diagramme aktualisieren sich sofort.

Analytics

The Analytics area provides detailed analysis of your invoices. Switch between tabs to view different aspects:

Financial Overview

Bar charts show expenses vs. reimbursements per month. The cumulative view visualizes overall development.

Personal Share

See detailed breakdown of your personal share per month and in total. Pie charts compare reimbursement and personal share.

Outstanding Invoices

A clear table shows all outstanding amounts. Sort by tapping column headers.

Insurance

Processing times for insurance and allowance, cashflow forecasts and heatmaps help you plan submissions optimally.

Filters

Use the filter bar to narrow down period, doctors, patients and status. All charts update instantly.

Einstellungen

In den Einstellungen passen Sie RechnungsDoc an Ihre Bedürfnisse an. Alle Optionen sind übersichtlich gruppiert.

Rechnungsanalyse

Aktivieren oder deaktivieren Sie die automatische Analyse von Rechnungen. Bei Bedarf können Sie alle Dokumente neu indizieren lassen.

Scan-Format

Wählen Sie, ob gescannte Dokumente als PDF oder als Bild (JPEG/HEIC) gespeichert werden sollen. PDFs sind durchsuchbar, Bilder benötigen weniger Speicherplatz.

Kompressionsqualität

Für gescannte Bilder wählen Sie zwischen hoher, mittlerer und niedriger Qualität. Höhere Qualität benötigt mehr Speicherplatz.

Volltextsuche

Die Volltextsuche indexiert alle PDFs und Bilder automatisch. Bei Problemen können Sie den Index neu aufbauen oder verwaiste Dateien entfernen lassen.

Pro-Version

In der Testversion können Sie bis zu fünf Rechnungen anlegen. Upgraden Sie zur Pro-Version, um unbegrenzt Rechnungen zu verwalten.

Settings

In Settings you customize RechnungsDoc to your needs. All options are clearly grouped.

Invoice Analysis

Enable or disable automatic invoice analysis. If needed, you can reindex all documents.

Scan Format

Choose whether scanned documents are saved as PDF or as images (JPEG/HEIC). PDFs are searchable, images use less storage.

Compression Quality

For scanned images choose between high, medium and low quality. Higher quality requires more storage space.

Full-Text Search

Full-text search indexes all PDFs and images automatically. If needed, you can rebuild the index or remove orphaned files.

Pro Version

The trial version lets you create up to five invoices. Upgrade to the Pro version to manage unlimited invoices.

iCloud-Synchronisation

RechnungsDoc unterstützt optional die Synchronisation über iCloud. Aktivieren Sie diese Funktion, um Ihre Daten zwischen iPad, iPhone und Mac zu synchronisieren.

iCloud aktivieren

Gehen Sie zu Einstellungen → iCloud-Sync und schalten Sie den Schalter ein. Die App fordert Sie auf, die Nutzung zu bestätigen.

Wichtig:

Die Aktivierung von iCloud-Sync erfordert einen Neustart der App.
Alle Daten werden Ende-zu-Ende verschlüsselt über Ihre private iCloud übertragen.
Stellen Sie sicher, dass auf allen Geräten dieselbe Apple-ID angemeldet ist.
iCloud Drive muss in den iOS-Einstellungen aktiviert sein.

Erste Synchronisation

Nach der Aktivierung lädt die App alle lokalen Daten in die iCloud hoch. Dies kann je nach Datenmenge einige Minuten dauern. Eine Benachrichtigung informiert Sie, sobald die Synchronisation abgeschlossen ist.

Automatische Synchronisation

Sobald iCloud-Sync aktiviert ist, synchronisieren sich alle Änderungen automatisch im Hintergrund. Sie müssen nichts weiter tun.

Konflikte

Falls auf verschiedenen Geräten gleichzeitig Änderungen vorgenommen werden, erkennt iCloud dies automatisch. Die neueste Änderung gewinnt.

iCloud deaktivieren

Wenn Sie iCloud-Sync deaktivieren, haben Sie zwei Optionen:

Daten lokal behalten: Die Daten bleiben auf dem Gerät, synchronisieren sich aber nicht mehr.
Daten löschen: Alle Daten werden vom Gerät entfernt (bleiben in iCloud für andere Geräte).

Tipp: Wenn Sie RechnungsDoc nur auf einem iPad nutzen, können Sie iCloud-Sync deaktiviert lassen. Die App funktioniert vollständig offline.

iCloud Sync

RechnungsDoc optionally supports synchronization via iCloud. Enable this feature to sync your data between iPad, iPhone and Mac.

Enable iCloud

Go to Settings → iCloud Sync and toggle the switch on. The app will ask you to confirm usage.

Important:

Enabling iCloud Sync requires restarting the app.
All data is transmitted end-to-end encrypted via your private iCloud.
Make sure the same Apple ID is signed in on all devices.
iCloud Drive must be enabled in iOS Settings.

Initial Sync

After activation, the app uploads all local data to iCloud. This may take several minutes depending on the amount of data. A notification will inform you when sync is complete.

Automatic Sync

Once iCloud Sync is enabled, all changes sync automatically in the background. You don't need to do anything.

Conflicts

If changes are made on different devices simultaneously, iCloud detects this automatically. The most recent change wins.

Disable iCloud

When disabling iCloud Sync, you have two options:

Keep data locally: Data stays on the device but no longer syncs.
Delete data: All data is removed from the device (stays in iCloud for other devices).

Tip: If you only use RechnungsDoc on one iPad, you can leave iCloud Sync disabled. The app works fully offline.

Datenschutz

RechnungsDoc arbeitet standardmäßig vollständig offline. Ohne aktivierte iCloud-Synchronisation verlassen Ihre Daten niemals Ihr iPad.

Keine Cloud-Synchronisierung ohne explizite Aktivierung
Keine Tracker, keine Analysetools, keine Werbung
Alle Daten bleiben lokal auf Ihrem Gerät
Bei aktivierter iCloud-Sync: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung über Ihre private iCloud

Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Privacy

RechnungsDoc works fully offline by default. Without enabled iCloud sync, your data never leaves your iPad.

No cloud sync without explicit activation
No trackers, no analytics tools, no advertising
All data stays local on your device
With iCloud Sync enabled: end-to-end encryption via your private iCloud

Learn more in our Privacy Policy.

Kontakt

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