RechnungsDoc Privacy Policy

Privacy Policy

Datenschutzerklärung

Information about data processing and privacy

Informationen zur Datenverarbeitung und zum Datenschutz

Local Processing (default)

By default, all documents and medical billing data remain exclusively on your device and are processed locally. There is no transmission, storage, or sharing of your documents with third parties. No personal data is collected, analyzed, or transmitted to servers – unless you actively choose one of the optional features described below (iCloud synchronization, Apple Intelligence (Cloud)).

Optional iCloud Synchronization

If you opt in to iCloud synchronization, your medical billing data will be encrypted and transferred to Apple iCloud (CloudKit) to synchronize data across your own Apple devices. We do not access, analyze, or share these data with third parties.

Apple may technically be able to access data stored in standard iCloud unless you enable Apple's “Advanced Data Protection”, which provides end-to-end encryption. iCloud may store data in locations inside and outside the EU/EEA.

Enabling iCloud sync is voluntary. You can withdraw consent at any time by disabling synchronization in the app settings and deleting stored data from your iCloud account.

On-device invoice analysis

With the analysis models No AI and Apple Intelligence (on-device), text recognition and evaluation of your invoices take place entirely on your iPhone or iPad. No invoice data is transmitted.

Optional invoice analysis with Apple Intelligence (Cloud)

On iOS 27 / iPadOS 27 or later you can choose the analysis model Apple Intelligence (Cloud). Invoices are then evaluated by a larger language model on Apple’s servers (Private Cloud Compute). This option is off by default and is used only after your explicit consent, which the app requests in a dedicated dialog when you select it.

Data transmitted: the text recognised on your device for the invoice being imported (e.g. doctor, patient, amounts, IBAN, address) and the names of the patients you created in the app, used to assign the invoice to the right person. The document file itself, other invoices, documents and your database are not transmitted.
Recipient: Apple, Private Cloud Compute. The connection is established by the operating system and is encrypted. Applicay does not receive, store or see these data.
Purpose: extracting invoice details (number, amount, date, doctor, patient, bank details) to prefill the invoice form.
Legal basis: your explicit consent pursuant to Art. 6(1)(a) and Art. 9(2)(a) GDPR, as invoices may contain health data.
Apple’s commitments: according to Apple, data processed in Private Cloud Compute is used only to fulfil the request, is not stored afterwards, is not accessible to Apple and is not used to train models; independent researchers can inspect the server software. Apple does not state in which country a request is processed, so processing outside the EU/EEA cannot be ruled out.
Quota: Apple limits requests per iCloud account and day. When the cloud is unavailable, the app analyses invoices on the device instead; nothing is transmitted in that case.

You can withdraw your consent at any time with effect for the future by selecting a different analysis model in the app settings. The app asks for consent again if you select the cloud option later. Further information: Apple – Private Cloud Compute and Apple’s privacy policy.

Linked documents and DEVONthink links

In the Mac app, invoice documents can be linked instead of copied, or a DEVONthink item link can be inserted. The location of a linked file is stored only locally on that Mac and is not synchronized. If iCloud synchronization is enabled, the invoice entry – including the document name, the text recognised from it for full-text search and any DEVONthink item link – is synchronized as described above and appears on your iPhone and iPad like other invoice data. The linked file itself is not transferred.

Apple's Built-in Crash Reporting

iOS and iPadOS include a system-level diagnostics feature through which Apple may collect anonymized crash reports. This is not controlled by RechnungsDoc or Applicay — it is governed entirely by your own setting in Settings → Privacy & Security → Analytics & Improvements. If you have opted in, Apple shares anonymized crash data with the developer via App Store Connect and Xcode Organizer. This data cannot be linked to individual users.

Responsible Party

Robin Schönwald

Meiningenallee 7

14052 Berlin

Germany

info@applicay.com

Your Rights

You have the right to access, rectify, or delete your data.

For questions about data protection, please contact us at the email address provided above.

Lokale Verarbeitung (Standard)

Standardmäßig verbleiben alle Dokumente und medizinischen Rechnungsdaten ausschließlich auf Ihrem Gerät und werden lokal verarbeitet. Es findet keine Übertragung, Speicherung oder Weitergabe Ihrer Dokumente an Applicay oder an Dritte statt. Es werden keine personenbezogenen Daten gesammelt, ausgewertet oder an Server übermittelt – es sei denn, Sie wählen aktiv eine der unten beschriebenen optionalen Funktionen (iCloud-Synchronisation, Apple Intelligence (Cloud)).

Optionale iCloud-Synchronisation

Wenn Sie sich für die iCloud-Synchronisation entscheiden, werden Ihre medizinischen Rechnungsdaten verschlüsselt an Apple iCloud (CloudKit) übertragen, um die Synchronisation zwischen Ihren eigenen Apple-Geräten zu ermöglichen. Wir greifen nicht auf diese Daten zu und geben sie nicht an Dritte weiter.

Apple kann technisch auf Daten in der Standard‑iCloud zugreifen, sofern Sie nicht den "Erweiterten Datenschutz" aktivieren, der eine Ende‑zu‑Ende‑Verschlüsselung bietet. iCloud kann Daten innerhalb und außerhalb der EU/EEA speichern.

Die Aktivierung der iCloud‑Synchronisation ist freiwillig. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie die Synchronisation in den App‑Einstellungen deaktivieren und gespeicherte Daten in Ihrem iCloud‑Account löschen.

Rechnungsanalyse auf dem Gerät

Mit den Analyse-Modellen Keine KI und Apple Intelligence (lokal) finden Texterkennung und Auswertung Ihrer Rechnungen vollständig auf Ihrem iPhone oder iPad statt. Es werden keine Rechnungsdaten übertragen.

Optionale Rechnungsanalyse mit Apple Intelligence (Cloud)

Ab iOS 27 / iPadOS 27 können Sie das Analyse-Modell Apple Intelligence (Cloud) wählen. Rechnungen werden dann von einem größeren Sprachmodell auf Servern von Apple ausgewertet (Private Cloud Compute). Diese Option ist standardmäßig ausgeschaltet und wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung genutzt, die die App bei der Auswahl in einem eigenen Dialog einholt.

Übertragene Daten: der auf Ihrem Gerät erkannte Text der jeweils importierten Rechnung (z. B. Arzt, Patient, Beträge, IBAN, Adresse) sowie die Namen der in der App angelegten Patienten als Zuordnungshilfe. Die Dokumentdatei selbst, andere Rechnungen, Dokumente und Ihre Datenbank werden nicht übertragen.
Empfänger: Apple, Private Cloud Compute. Die Verbindung stellt das Betriebssystem her; sie ist verschlüsselt. Applicay erhält, speichert oder sieht diese Daten nicht.
Zweck: Auslesen der Rechnungsangaben (Nummer, Betrag, Datum, Arzt, Patient, Bankverbindung), um das Rechnungsformular vorauszufüllen.
Rechtsgrundlage: Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, da Rechnungen Gesundheitsdaten enthalten können.
Zusagen von Apple: Nach Angaben von Apple werden in Private Cloud Compute verarbeitete Daten nur zur Beantwortung der Anfrage verwendet, danach nicht gespeichert, sind für Apple nicht zugänglich und werden nicht zum Training von Modellen verwendet; unabhängige Forscher können die Server-Software überprüfen. Apple gibt nicht an, in welchem Land eine Anfrage verarbeitet wird; eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR ist daher nicht ausgeschlossen.
Kontingent: Apple begrenzt die Anfragen pro iCloud-Konto und Tag. Ist die Cloud nicht verfügbar, analysiert die App Rechnungen stattdessen auf dem Gerät; dabei wird nichts übertragen.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie in den App-Einstellungen ein anderes Analyse-Modell wählen. Wählen Sie die Cloud-Option später erneut, fragt die App wieder nach Ihrer Einwilligung. Weitere Informationen: Apple – Private Cloud Compute und Datenschutzrichtlinie von Apple.

Verknüpfte Dokumente und DEVONthink-Links

In der Mac-App können Rechnungsdokumente verknüpft statt kopiert oder DEVONthink-Objekt-Links eingefügt werden. Der Speicherort einer verknüpften Datei wird nur lokal auf diesem Mac gespeichert und nicht synchronisiert. Ist die iCloud-Synchronisation aktiviert, wird der Rechnungseintrag – einschließlich Dokumentname, des für die Volltextsuche erkannten Textes und eines etwaigen DEVONthink-Links – wie oben beschrieben synchronisiert und erscheint wie andere Rechnungsdaten auf Ihrem iPhone und iPad. Die verknüpfte Datei selbst wird nicht übertragen.

Apples integriertes Crash-Reporting

iOS und iPadOS verfügen über eine systemeigene Diagnosefunktion, über die Apple anonymisierte Absturzberichte erfassen kann. Dies wird nicht von RechnungsDoc oder Applicay gesteuert — es liegt vollständig in Ihrer Hand: Sie können diese Funktion unter Einstellungen → Datenschutz & Sicherheit → Analyse & Verbesserungen aktivieren oder deaktivieren. Wenn Sie zugestimmt haben, stellt Apple dem Entwickler anonymisierte Absturzdaten über App Store Connect und den Xcode Organizer zur Verfügung. Eine Zuordnung zu einzelnen Personen ist dabei nicht möglich.

Verantwortliche Stelle